Organisation
Støtteforeningens bestyrelse består af formand, næstformand, kasserer, sekretær samt tre yderligere bestyrelsesmedlemmer valgt af og blandt medlemmerne i Støtteforeningen ved den årlige generalforsamling.
Bestyrelsen er entydigt det besluttende organ mellem generalforsamlingerne. Alle væsentlige beslutninger træffes i og af bestyrelsen.
I specielle/presserende tilfælde kan formanden imellem bestyrelsesmøderne alene træffe afgørelser, der efterfølgende skal forelægges for bestyrelsen til orientering/godkendelse.
I lignende tilfælde kan formanden og kassereren i fællesskab afholde udgifter på indtil kr. 15.000. Udgiften skal efterfølgende forelægges for bestyrelsen.

Retningslinjer for bestyrelsesmøder
Det enkelte medlem af bestyrelsen er ansvarligt for fremlæggelse af sager og emner, der har interesse for foreningen, mens formanden er ansvarlig for, at relevante større sager og emner kommer på dagsordenen.
Møderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. Mødelederen sikrer, at der drages konklusioner på de enkelte emner, der er på dagsordenen.
Bestyrelsen afholder bestyrelsesmøder efter behov i månederne august til november og i januar til maj måned, herunder konstituerende møde i forbindelse med generalforsamlingen i marts måned. Mødested, dato og starttidspunkt fremgår af mødeindkaldelsen.

Dagsorden og beslutninger
Bestyrelsen fastsætter selv den endelige dagsorden for bestyrelsesmøderne.
Dagsordenen indeholder følgende emner:
• Godkendelse af dagsordenen
• Godkendelse af referatet fra foregående møde
• Orientering fra formanden
• Kort orientering fra medlemmerne (”Bordet Rundt”)
• Foreningens økonomi og medlemstal
• Sager til orientering, behandling og/eller beslutning
• Eventuelt
Dagsordenen udsendes normalt senest 7 dage før mødet. Emner, der ønskes behandlet på mødet, skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødet. Det skal klart fremgå, om emnet er til orientering, behandling eller beslutning.
Det enkelte medlem af bestyrelsen er ansvarligt for fremlæggelse af sager/emner, der har interesse for foreningen.
Afstemning om beslutninger kan kun varetages af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer, men fraværende bestyrelsesmedlemmer kan via et andet bestyrelsesmedlem eller fremsendt skrift fremkomme med deres holdninger til punkterne på dagsordenen.

Referat
Referatet udfærdiges af sekretæren og udsendes snarest muligt efter mødet. Endelig godkendelse sker på det næste bestyrelsesmøde. Dagsorden, mødedeltagere samt de fraværende indføres i referatet.
Referatet skal indeholde sagsfremstilling, hovedsynspunkter og konklusioner. Der skal være konklusion på alle dagsordenens punkter, herunder om punktet skal til fornyet behandling og med hvilket (eventuelle nye) indhold.

Ansvar og pligter
Bestyrelsen forpligter sig til at informere / inddrage hele bestyrelsen i foreningens arbejde.
Formanden og i dennes fravær næstformanden leder foreningen i det daglige. Formanden kan træffe afgørelser, der forpligter foreningen, ligesom formanden også er ansvarlig for alle relationer til og fra foreningen.

Kassereren har ansvaret for:
1. Medlemskartoteket (opdatering og vedligeholdelse af medlemsdata).
2. Økonomi
• Bogføring: løbende udgifter til betaling af administrationsomkostninger, leverandører samt de frivilliges arbejde. Løbende indbetalinger af donationer, bevillinger, Ugens Buket, etc.
• Udarbejde månedlig økonomirapport.
• Fakturering af kontingent (via Winkas – PBS, evt. Giroindbetaling).
• Varetagelse af bankkonti (inkl. Premium Klub).
• Indberetning til Skat.
3. Forsendelse af medlemsbladet (HospiceNyt) – udskrive navnelabels.

Sekretæren har ansvaret for:
1. Udsendelse af materiale efter koordinering med formanden.
2. Det praktiske i forbindelse med møderne såsom lokale, fortæring, teknik m.m.
3. Udarbejdelse af referat efter møderne – senest 7 dage efter mødet.
4. At dagsordenen og evt. bilag kommunikeres rettidigt.

Udgifter
Udgifter dækkes i forbindelse med møder, transport, medlemsmøde, generalforsamling m.m. Der udbetales alene efter forelagt regning.

Information
Støtteforeningens medlemmer informeres via hjemmesiden:
www.stotteforeningen-hospicesonderjylland.dk
samt orienteres hvert halvår i form af tilsendelse af medlemsbladet – HospiceNyt.

Udvalg
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg for at sikre kvalificeret bearbejdning af emner/opgaver i forhold til bestyrelsens mål. Udvalget sammensættes efter emnets art og opgavens omfang af bestyrelsesmedlemmer med særlig interesse herfor.

Mødeadfærd
For at få effektive og udbytterige bestyrelsesmøder er følgende grundlæggende regler for mødeadfærd vigtige:
1. Have en mødeleder/ordstyrer.
2. Være åbne og ærlige samtidig med, at vi behandler hinanden ordentligt.
3. Have en behagelig, afslappet stemning samtidig med, at vi holder os til dagsordenen.
4. Alle ytrer sig, men giver også plads for andre.
5. Sørge for saglig problemløsning med det nødvendige personlige engagement.
6. Være forberedt. Hvis vi undtagelsesvis ikke er forberedt, skal det meddeles ved mødestart.
7. Signalere enighed udadtil. Kompromis/diskussioner skal foregå på bestyrelsesmødet.
8. Være ansvarlige for eget udbytte af møderne.

Endvidere betragtes det som almindelig god opførsel at:
• Vise respekt for andres tid f.eks. ved at meddele, hvis man bliver forsinket/forhindret
• Undlade at tale i og/eller sende sms-beskeder over mobiltelefonen under møderne
• Markere overfor ordstyrer, hvis man ønsker ordet
• Holde sig til emnet
• Overholde deadlines
• Overholde aftaler
• Være loyal overfor indgående aftaler i bestyrelsen

Haderslev, den 3.september 2018
Støtteforeningen for HospiceSønderjylland

På bestyrelsens vegne
Jan Petersen
Formand